Web-Anwendungen für Disposition, Zeiterfassung und Tracking
In Zusammenarbeit mit unseren Kunden wurden praxisnahe Anwendungen entwickelt, die sich mit den Themen Disposition und Tracking beschäftigen. Themen mit denen ein großes Einsparungspotential realisert werden kann. Ob es um Routenvorgaben für eine Fahrzeugdisposition geht, oder ob Auftragsdaten direkt per App den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, dient project4map der direkten Kommunikation aus dem Büro mit der Baustelle.
Die Disposition von Teams und Fahrzeugen ist eine aufwendige Arbeit.
Durch den Einsatz von project4map lassen sich Teams mit geringem Aufwand und hoher Transparenz für anstehende Projekte disponieren.
project4map wurde in Zusammenarbeit mit einem Fernmeldebauer konzipiert, der pro Monat hunderte Störmeldungen eines Telekommunikationsunternehmens bearbeitet.
Nachfolgend wird die Funktion und der Ablauf innerhalb von project4map beschrieben.
Die Web-Anwendung besteht aus folgenden Modulen:
- Verwaltung von Ressourcen, wie Mitarbeiter, Fahrzeugen und Geräten
- Verwaltung von Teams mit den zugehörigen Ressourcen
- Verwaltung von Projekten mit den Arbeitsaufträgen
- Disposition von Teams mit mehreren Arbeitsaufträgen pro Tag
- Vorgabe der Fahrtrouten für die Teams und Fahrzeuge basierend auf digitalen Karten
- Zeiterfassung der Teams mittels einer App
- Dokumentation der Arbeitsaufträge mittels einer App
- Tracking der Fahrzeuge basierend auf digitalen Karten
- Bearbeitung der Lohnstunden als Vorgabe für die Lohnabrechnung
- Bearbeitung der Geräteeinsatzstunden als Vorgabe für die Leistungsverrechnung
Für welche Zielgruppe und deren Besonderheiten wurde project4map entwickelt?
Zielgruppe sind primär Unternehmen der Bauwirtschaft, die ein optimales Werkzeug für die Disposition von
- Störungstrupps (z.B. Telekom, Energieversorger, Kabelnetzbetreiber)
- Wartungstrupps
- Montagetrupps
- Pflegetrupps
benötigen, das in bestehende ERP-Systeme eingebunden werden kann.
Es handelt sich bei diesen Projekten um kurzlaufende Arbeitsaufträge, von denen an einem Arbeitstag im Regelfall von einem Trupp mehrere abgearbeitet werden müssen.
Die generelle Funktionsweise von project4map
Neue Projekte können in project4map angelegt oder aus vorgeschalteten Systemen wie z.B. project4mobile übernommen werden. Diesen Projekten werden dann Arbeitsaufträge zugewiesen, die zu einem bestimmten Datum von einem oder mehreren Teams zu erledigen sind.
Die Teams werden aus Ressourcen, wie Mitarbeitern, Fahrzeugen und Geräten zusammengestellt.
So kann für jedes Team tagesbezogen eine Disposition der Arbeitsaufträge zusammengestellt werden. Jeder der Truppführer ist mit einem Smartphone ausgestattet. Per Push-Funktion erhält er die anstehenden Arbeitsaufträge mit den entsprechenden Daten auf seinem Smartphone angezeigt. Ändert sich im Laufe eines Tages die Disposition, wird der Truppführer „just in time“ über diese Änderungen informiert. Jeder Truppführer erhält nur Daten zu Arbeitsaufträgen, die für sein Team bestimmt sind.
Der Truppführer kann mittels Zeitstempel mit der Smartphone-App seine aktuelle Tätigkeit, z.B. Arbeit, Fahrzeit, Ladezeit, … an project4map melden. Die gemeldeten Zeitstempel gelten für alle Ressourcen, die dem Team an diesem Tag zugeordnet sind. Damit entfällt das Berichtswesen für die einzelnen Mitarbeiter und Geräte.
Die jeweiligen Arbeitsaufträge können über eine integrierte Kamerafunktion dokumentiert werden, wobei die Fotos direkt beim Arbeitsauftrag in project4map gespeichert werden. Anhand des vom Truppführer gemeldeten Status des Arbeitsauftrags hat der Disponent „just in time“ die Information ob ein Auftrag erledigt ist oder ob noch Handlungsbedarf ist.
Bei der App wurde der Schwerpunkt auf eine einfache Bedienbarkeit gelegt. Vor Ort bei den Arbeitsaufträgen muss der Truppführer keine Eingaben tätigen, sondern nur Buttons drücken.
Die an project4mobile gemeldeten Zeitstempel werden in Stunden umgerechnet, die im Backoffice geprüft und überarbeitet werden können.
Nach Freigabe der Daten können die Lohnstunden an ein Lohnabrechnungsprogramm übergeben werden. Die Geräte und Fahrzeugstunden können als Grundlage für eine interne Leistungsverrechnung in einer Kostenrechnung gebucht werden. Damit ist ohne zusätzlichen Eingabeaufwand eine kaufmännische Weiterverarbeitung der Daten sichergestellt.
Über die in den Fahrzeugen verbauten Tracker kann der Disponent jederzeit nachvollziehen, wo sich die Teams aktuell befinden. Das ist wichtig, wenn dringende Störmeldungen sofort bearbeitet werden müssen. Der Disponent ist dadurch in der Lage, Teams mit einer bestimmten Qualifikation, die der neuen Störmeldung am nächsten sind, direkt auf den neuen Auftrag zu disponieren.
