Ein absolutes Novum bei Controlling-Instrumenten ist das „Monitoring von Projekten“, das im Rahmen von project4map entwickelt wurde.

Bei dieser neu entwickelten Controlling-Methode liegt der Schwerpunkt auf der Nutzung von Daten, die – unabhängig – von kaufmännischen Buchungen „Just in time“ für die Projekte täglich geliefert werden.

Herkömmliche Controlling-Systeme basieren auf kaufmännischen Daten, die zwar genau, aber relativ spät, im Regelfall mit einem Monat Zeitversatz, zur Verfügung stehen. Dies ist wichtig für eine Nachbetrachtung und die Nachkalkulation eines Projektes, kann aber nicht mehr als Steuerungsinstrument eingesetzt werden.

Im Gegensatz hierzu setzt das „Monitoring von Projekten“ auf tagesaktuelle Daten, die mit der richtigen Bewertung hinreichend genau sind und durch ihre Aktualität direkte Steuerungs- und Korrekturmöglichkeiten in der Projektbearbeitung bieten.

Eines der Kernelemente des Monitorings sind die in der project4map App für das Projekt erfassten Zeiten. Die für die einzelnen Teams per Knopfdruck erfassten Zeitstempel werden automatisch „Just in time“ den dem Team zugeordneten Mitarbeitern und Geräten zugewiesen. Damit kann, am Ende des Tages, eine Aussage darüber gemacht werden, welche Ressourcen wie lange für ein Projekt gearbeitet hat. Mit den einzelnen Stundenverrechnungssätzen und Zuschlägen der einzelnen Ressourcen können eine Lohnsumme und Gerätesumme pro Tag errechnet werden.

Das zweite Kernelement ist der tägliche Leistungsbericht des Bauleiters.

Die Leistung wird hierbei auf einen internen Leistungskatalog berichtet. Dieser Leistungskatalog kann für die unterschiedlichen Sparten einer Unternehmung mit „Internen Leistungspositionen“ definiert werden.

Die jeweilige Leistungsposition beinhaltet eine Beschreibung, die Mengeneinheit, den Einheitspreis und eine Zuordnung zu einer Sparte. Zusätzlich können projektbezogene Zuschläge pro Position vergeben werden, um besondere Gegebenheiten bei einzelnen Projekten besser abbilden zu können.

Da bei einer täglichen Betrachtung des Monitorings noch keine Materialkosten vorliegen, kann für die „Internen Leistungspositionen“ ein prozentualer Materialanteil definiert werden, der dann zu einer automatisch berechneten Belastung für die Materialkosten verwendet wird. Diese Methode ist für eine vorläufige tägliche Bewertung der Projekte ausreichend genau.

Die beschriebene Vorgehensweise hat den Vorteil, dass zusätzlich zu den bereits vorliegenden Berichtsdaten nur noch minimale Angaben gemacht werden müssen.

Damit sind tägliche, wöchentliche und Berechnungen seit Projektbeginn jederzeit abrufbar.

Um eine Betrachtung über die Einzelkosten hinaus zu ermöglichen, können spartenbezogen BGK-Zuschläge für Lohnkosten, Gerätekosten, Materialkosten und „AGK + WuG“ in die Berechnung mit einbezogen werden.

Damit kann tagesbezogen ein Deckungsbeitrag ermittelt werden, der projektbezogen anhand von Grenzwerten beurteilt werden kann.

Anhand von individuell festlegbaren Schwellenwerten können direkt Benachrichtigungen der Spartenverantwortlichen oder der Geschäftsleitung ausgelöst werden.

Diese neu entwickelte Controlling-Methode ermöglicht mit einem relativ geringen zusätzlichen Aufwand ein aktives Steuern von Projekten.